Jeg har netop afsluttet et projekt for en kunde, som havde behov for konsulenthjælp i forbindelse med bl.a. webstrategi, formulering af en kravspecifikation og afvikling af en udbudsrunde, hvor der skulle vælges implementeringspartner og designbureau. Der var tale om total relancering af en hjemmeside med extranet på ny WCMS teknologi.
For mig var der tale om en typisk opgave. Kundens konkrete krav til løsningen var temmelig uafklarede. Det er for så vidt ikke atypisk, men i dette tilfælde var der ikke tid til at konkretisere kravene mere præcis. Det gør naturligvis, at en ”klassisk” kravspecifikation og et ”klassisk” udbudsmateriale ville fungere endnu dårligere end normalt. Så jeg havde ingen problemer med at introducere den mere tidssvarende tilgang til kravspecifikationen og udbudet med fokus på forretningsbehov.
Selve kravspecifikationen, som angik et allerede defineret WCMS, faldt i fire hovedafsnit: Inddatering, Content management, Publicering, og Præsentation. (Herudover var der en række andre elementer: Projektbaggrund, strategi, mål, scenarier, mv.). En opdeling, der afspejler, hvordan et WCMS konceptuelt er skruet sammen. Men frem for alt er de fire dele af et WCMS, som en organisation kan have forretningskrav til repræsenteret.
Som beskrevet i en artikel på infoark.dk, er det vigtigt ikke at skrive hvordan systemet skal fungere, og hvordan leverandøren skal implementere systemet. Det lykkedes også at få kunden til at løfte de enkelte krav op på et niveau, der beskrev organisationens behov og ikke hvilke krav der blev stillet til systemet. Et eksempel fra punktet ’Workflow’:
(NN) har behov for, at indhold kan håndteres gennem en simpel lineær workflow procedure, fra tidlig kladde til endelig publicering. Undervejs i denne proces skal indholdet kunne gennemses og godkendes på flere stadier i det lineære workflow. Denne mulighed for et simpelt workflow, er vigtigt for at (NN) kan sikre, at indholdet på XX.dk altid har høj kvalitet og er up-to-date.
Workflow-funktionaliteten bør være simpel og enkel at bruge og sætte op, og skal som minimum indeholde flg. funktionaliteter:
- Simple lineære flows
- Mulighed for flere status niveauer, eksempelvis 'Kladde', 'Publiceret', 'Til gennemsyn', 'Udløbet, mv.
- Mulighed for at håndtere kommentarer, tilføjet ved gennemsyn
- Mulighed for notifikation ved ændring af status i workflow.
Jeg bliver ofte mødt med en række anker, når folk ser et sådant uddrag; ”Det er for uklart”; ”man kan ikke afgive tilbud på baggrund af så løs en formulering”; ”leverandøren vil bare sige ’det laver vi’, men vi får det halve og en stor efterregning”; ”hvordan kan jeg være sikker på, at jeg får den funktionalitet jeg ultimativt ønsker?”. Hør her:
For det første er der i udbudsmaterialet også en række scenarier, der sætter disse forretningskrav ind i en ny sammenhæng. Fra en anden vinkel facetteres de i real life scenarios, som klart formulerer, hvordan fx workflow skal fungere i en dagligdag. For det andet er forestillingen om, at opdragsgiveren har teknisk indsigt til at formulere en egentlig løsning næsten altid urealistisk. I de tilfælde, hvor man alligevel insisterer, bliver det på bekostning af en formulering af, hvorfor og hvornår løsningen skal udføre visse handlinger. Det vil leverandøren typisk være mere interesseret i, end et (inkompetent) oplæg til, hvordan de skal lave deres arbejde. For det tredje er der i udbudsrunden indlagt dels en længere periode, hvor leverandørerne har mulighed for at spørge nærmere ind til, hvad der mere præcis forventes under hvert punkt, dels en afklaringsfase, hvor man med den valgte leverandør afstemmer præcis hvad der skal leveres og hvordan leverandøren agter at implementere. Resultatet er, at en stor del af arbejdet lægges over på leverandøren, som i øvrigt er mere kompetent til at komme med et egentligt løsningsforslag mht. implementering af teknologi. Jeg har efterfølgende evalueret materialet med de fire leverandører (en proces, der ikke er afsluttet). De har alle være meget glade og tilfredse med både formen og kvaliteten. Personligt var jeg imponeret af det materiale især én af de tre leverandører fremsendte (Alle tre er blandt de store herhjemme). Dog kunne jeg ønske mig lidt mere engagement i ”spørgefasen”. Den faldt dog midt i juleræset, såå…
I øvrigt var udbudsmaterialet skruet sammen omkring K01. Det rummer en række udfordringer i sig selv, som jeg vil adressere ved en senere lejlighed.
Comments