informationsarkitektur.info

Kravspecifikation og udbud – udfordringer og udveje

At skrive en god kravspecifikation er som udgangspunkt ikke en vanskelig opgave. Men når den skal skrives i forbindelse med et udbud, er der en række faldgrubber, man bør være særlig opmærksom på. Jeg har samlet et par af dem sammen, som jeg kort vil dele ud af.

Jeg har ofte klienter, der står over for at skulle skrive en kravspecifikation til brug i forbindelse med et udbudsmateriale. Ved vores første møde er deres, klientens, fokus altid, hvilken form og detailgrad sådan en kravspec. skal have. Skal det være noget med use cases og systembeskrivelse? Taler vi 200 eller 50 sider? Oftest bliver de beroliget, når jeg forklarer dem, at en kravspec. ikke behøver at være et kæmpe dokument. Jeg kan se på dem, at de tænker: ”Penge sparet på konsulentbistand”, ”tid sparet i projektforløbet”. Desværre bliver de så begejstrede over denne gode nyhed, at de overhøre det dér med faldgrubberne. Måske også fordi det er så evident. Så lad mig dvæle lidt ved det her.

Groft sagt er kravspecifikationens form af mindre betydning. I hvert fald i det store billede. Det afgørende er, at man ved hvilke krav man ønsker at stille. I min erfaring sker der nemlig næsten altid det, at når selve arbejdet med at skrive kravspec’en til udbudet, er organisationen ofte uafklaret med, hvad man ønsker af den samlede løsning. Hvis man tænker på kravspecifikationen som en huskeseddel, der skal skrives før man gør ned i Brugsen, så er det mindre relevant, hvordan man opstiller huskeseddelen. Det afgørende er, at man ved, hvad man skal have til aftensmad, bruge til madpakkerne, om man mangler noget til morgenmad, og om der er planer om at invitere gæster. Og i givet fald, hvad der skal serveres for disse gæster. Og alle i hjemmet skal gerne være enige om, hvad behovet er. Når jeg fremlægger processen for, hvordan en kravspec. bør skrives, så dukker disse essentielle spørgsmål op. Til klientens store frustration. På dette tidspunkt sker der en af to ting: 1: Klienten spørger, om jeg ikke bare kan ”udfylde disse felter, da jeg jo ved mere om den slags”, eller 2: Klienten øjner en risiko for, at tiden går med uendelige interne diskussioner, samt fremtidige systembegrænsninger, og vælger derfor at helgardere; ”vi skal bare kunne det samme som nu, plus alt hvad der er muligt i de seneste systemversioner”. Hvad gør den ansvarlige uvildige konsulent, der fokuserer på rådgivningens blivende værdi i dette tilfælde? I min verden er der kun én mulighed; at pege tilbage til det første møde (og de mange hejste flag undervejs), og få klienten ind på rette spor. Og hvad handler det så om?

Det afgørende i forbindelse med at skrive kravspecifikationen er naturligvis at have fokus på organisationens forretningsbehov. Start med at spørge hvorfor det nu var, man ville have det her nye system? Hvilke behov skal det opfylde? Hvad har vi brug for, hvis vi skal nu disse mål? Hvordan skal ting overordnet virke, hvis disse mål skal opfyldes? Når man har disse svar, er det faktisk ret ligetil at skrive ”indkøbsseddelen”. I hvert fald hvis der er tale om en systemløsning. Hvis der knytter sig flere ikke-funktionelle krav, til udbudet, så kan der vise sig flere faldgrubber. Dem vil jeg skrive om en anden gang.

Hvordan man som konsulent kan håndtere modstand fra klienten og samtidig tilføre blivende værdi i organisationen, er en udfordring i sig selv, som jeg stadig arbejder på at blive bedre til at håndtere. Mine forslag til at knække dén nød vil jeg prøve at få tid til at skrive om en gang i fremtiden. Men input hertil er meget velkommen!

Meningsløst interaktionsdesign på dr.dk

På dr.dk har man for nylig introduceret et nyt koncept for interaktionsdesign. Nyt for dr.dk i hvert fald. For vi kender det alle sammen fra de utallige reklamebannere på nettet. Fx edbpriser (nr. 19 på FDIM’s liste over mest besøgte sites). Idéen er, at der falder et felt ned med ”indhold”, der bliver vist i nogle sekunder. I forbindelse med reklame dækker det typisk over det indhold, vi kommer for at se. I andre sammenhænge, fx på dr.dk, skubbes det relevante indhold ned på siden, da content i dropdown-feltet angiveligt er en service for brugeren.

Hvad har DR gang i her? Hvorfor er det rimeligt, at sammenligne med edbpriser og ikke fx Amazon.com, der også har et stort dropdown-felt (under ”See All 35 Product Categories”)? Det skyldes naturligvis karakteren af det indhold, der vises i dr.dk’s dropdown. På public service sitet vises der i feltet alene reklame for indhold på dr.dk’s eget site. Efter 7-8 sekunder folder feltet op, og man tilbydes muligheden for at folde det ned igen vha. en lille knap nederst til højre. I det utænkelige tilfælde, at du vil se reklamerne igen. Det svare lidt til, at du kan få vist de uendelige trailere på DR1 og DR2 endnu en gang. Men hvorfor skulle man dog ønske det?

Jeg begriber ikke, hvad det er man har gang i her. Muligvis et forsøg, der drejer sig om at afprøve en ”ny” type interaktionsdesign. Med den sidegevinst, at man frigører plads i content field til mere relevant content. Viser det sig så, at brugerne forstår og kan finde ud af at bruge den type navigation/interaktion, vil man måske på et tidspunkt indføre noget der minder om en Amazon.com-løsning. Det er bare et gæt (kvalificeret måske, da jeg jo har været to år i huset). Men jeg tror, man skyder sig selv i foden, da brugerne blot vender sig til, at dette område benyttes til reklame. På samme måde som vi efterhånden er blevet vandt til de blinkende gif’er og levende reklamebannere på Danmarks mest benyttede public service site. Personligt har jeg dog endnu ikke vænnet mig til de uendelige trailere på DR tv og radio.